Projeto de transferência de custódia de um grande volume de documentos financeiros em uma grande empresa
uma experiência de gestão documental da Petrobras
Palavras-chave:
Gestão documental, Gestão de projetosResumo
O artigo apresenta um relato de experiência de uma grande transferência de acervo documental de sua área gestora para outra área, denominada custodiante. Em consonância com o enfoque de prestar serviços da unidade de Serviços Compartilhados (Shared Services) para seus clientes internos, bem como o esafio da unidade de atender ao escopo definido pelo cliente interno, com foco no prazo, custo, qualidade, flexibilidade (atendimento) e pró-atividade, uma equipe de projeto analisou as interfaces do serviço de gestão documental em conjunto com a Diretoria Financeira de uma grande empre sa de Óleo e Gás, a Petrobras, visando sua transferência para a unidade de Serviços Compartilhados. A partir disso, realizou-se a transferência de todo o acervo documental da Diretoria Financeira, em todo o território nacional brasileiro, o que representou um grande risco, necessitando elaboração de projeto para a execução de cada etapa, empenho no gerenciamento das comunicações entre as partes interessadas, bem como interação entre diversas equipes de várias gerências. Ao final se apresenta os resultados alcançados.
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